Ihr Empfangschläft nie.
Owlena antwortet jedem Kunden, der Sie per Telefon, WhatsApp, über Ihre Website oder per E-Mail erreicht, rund um die Uhr. Es erfasst Anfragen, bucht Termine, nimmt Bestellungen auf, fasst nach und sammelt alles in einem Posteingang für Ihr Team.
Egal, wo Ihr Kunde schreibt: Es antwortet derselbe Assistent.
Dasselbe Wissen und derselbe Ton auf jedem Kanal. Jedes Gespräch landet in einer gemeinsamen Kundenhistorie.
Alles, was Ihr Empfang erledigt, in einem Assistenten.
Wählen Sie, was Sie brauchen. Wir richten Ihren Assistenten passend zu Ihrem Unternehmen ein.
Kein Anruf und keine Nachricht bleibt unbeantwortet.
KI-Telefonrezeption
Nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Fragen und klärt, was der Anrufer braucht. Keine verpassten Anrufe mehr nach Feierabend.
WhatsApp- & SMS-Assistent
Antwortet in Sekunden auf Nachrichten und schickt bei Bedarf Buchungs-, Katalog- oder Zahlungslinks.
Website-Chat
Begrüßt Besucher auf Ihrer Website, beantwortet ihre Fragen und macht daraus Anfragen mit Kontaktdaten.
E-Mail-Assistent
Liest eingehende E-Mails, sortiert sie nach Thema und Dringlichkeit und entwirft eine Antwort. Sie geben frei und senden.
Social-Media-Nachrichten
Beantwortet Nachrichten auf Instagram und Facebook mit demselben Wissen und im Ton Ihrer Marke.
Mehrsprachig
Spricht mit jedem Kunden in seiner Sprache und gibt Ihnen eine Zusammenfassung in Ihrer.
Macht aus Interesse Umsatz, bevor es abkühlt.
Lead-Erfassung & -Qualifizierung
Fragt nach Name, Kontakt, Bedarf, Menge und Zeitpunkt und markiert jede Anfrage als heiß, warm oder kalt.
Angebotsentwürfe
Erstellt aus der Anfrage und Ihrer Preisliste einen Angebotsentwurf. Die letzte Entscheidung und den Versand übernehmen Sie.
SMS bei verpassten Anrufen
Schreibt Anrufern, die Sie nicht erreicht haben, damit das Gespräch beginnt, bevor sie jemand anderen anrufen.
Automatisches Nachfassen
Erinnert nach einem Angebot und meldet sich bei Kunden, die nicht mehr geantwortet haben. Keine Anfrage geht verloren.
Ausgehende Anrufe & Kampagnen
Ruft frühere Kunden an oder schreibt ihnen: Verlängerungen, Erinnerungen, neue Produkte und Aktionen.
Übergabe an Ihr Team
Leitet das Gespräch mit einer Zusammenfassung an die richtige Person weiter, damit Kunden sich nie wiederholen müssen.
Füllt Ihren Kalender und nimmt vollständige Bestellungen auf.
Termine & Reservierungen
Prüft Ihren Kalender, schlägt freie Zeiten vor und bucht, verschiebt oder storniert.
Erinnerungen
Schickt vor Terminen Erinnerungen per WhatsApp oder SMS, damit weniger Termine platzen.
Bestellannahme
Produkt, Menge, Größe, Liefertermin und Adresse: Es fragt alles Nötige ab und erfasst die komplette Bestellung.
Fragen zum Bestellstatus
Beantwortet „Wann kommt meine Bestellung?“ mit einem Blick in Ihre Systeme.
Zahlungslinks
Schickt Kunden einen sicheren Link für Anzahlung oder Zahlung.
Dokumente & Formulare
Schickt Kunden Verträge, Antragsformulare oder Freigaben und verfolgt die Rückmeldung.
Macht zufriedene Kunden sichtbar.
Bewertungsanfragen
Schickt Kunden im richtigen Moment nach dem Auftrag einen Link zur Google-Bewertung.
Antworten auf Bewertungen
Schlägt Antworten auf neue Bewertungen in Ihrem Ton vor und zeigt Ihnen negative zuerst.
Zufriedenheitsabfragen
Stellt nach der Leistung eine kurze Zufriedenheitsfrage und alarmiert Ihr Team, wenn etwas nicht stimmt.
Alles auf einem Bildschirm für Ihr Team.
Gemeinsamer Posteingang
Jede Anfrage aus Telefon, WhatsApp, Web und E-Mail in einer Liste, mit ihrem Status.
Kundenprofile
Daten, Gesprächsverlauf, Notizen und Status jedes Kunden an einem Ort.
Transkripte & Zusammenfassungen
Für jedes Gespräch ein schriftliches Transkript, eine kurze Zusammenfassung und ein vorgeschlagener nächster Schritt.
Sofortige Benachrichtigungen
Informiert die richtige Person per E-Mail oder WhatsApp, sobald ein heißer Lead eingeht.
Berichte
Wie viele Anrufe, Anfragen, Termine und Verkäufe es gab und über welchen Kanal sie kamen.
Team & Rollen
Fügen Sie Kollegen hinzu; jeder meldet sich mit eigenem Konto an und sieht dieselbe Liste.
Es arbeitet nach Ihren Regeln.
Sie entscheiden, was es sagt und was nicht. Der Assistent übernimmt die Routine und überlässt Entscheidungen Ihrem Team.
- Arbeitet rund um die Uhr und führt mehrere Gespräche gleichzeitig
- Funktioniert mit Ihrer bestehenden Telefonnummer
- Überlässt Preise, Rabatte und Zusagen Ihrem Team
- Erfindet nichts; notiert die Frage und gibt sie weiter
- Sagt auf Nachfrage ehrlich, dass es ein digitaler Assistent ist
- Sie testen es vor dem Start in Ihrem Dashboard
- Filtert Spam und Werbeanrufe heraus
- Gespräche bleiben ausschließlich in Ihrem Firmenkonto
Arbeitet mit Ihrem Team, nicht an seiner Stelle.
Es entlastet Ihren Empfang und antwortet zur Stoßzeit und um Mitternacht mit derselben Sorgfalt.
| Klassischer Empfang | Mit Owlena | |
|---|---|---|
| Zeiten | Geschäftszeiten | Rund um die Uhr, auch an Feiertagen |
| Gleichzeitig | Eine Leitung, ein Kunde | Viele Anrufe und Nachrichten |
| Sprachen | Meist 1–2 | Die Sprache des Kunden, Zusammenfassung in Ihrer |
| Dokumentation | Handschriftliche, oft lückenhafte Notizen | Jedes Gespräch schriftlich und zusammengefasst |
| Nachfassen | Hängt vom Gedächtnis ab | Automatische Erinnerungen und Nachfassaktionen |
Passend zu Ihrem Unternehmen eingerichtet.
Jede Branche bekommt andere Fragen. Wir bereiten Ihren Assistenten auf Ihre Kunden vor.
Produktion, Großhandel & Export
- Beantwortet internationale Anfragen in der Sprache des Käufers
- Erfasst Produkt, Menge, Größe, Branding und Liefertermin
- Hinterlässt Ihrem Vertrieb einen fertigen Angebotsentwurf
Praxen & Ästhetik
- Bucht, verschiebt und erinnert an Termine
- Beantwortet allgemeine Fragen zu Behandlungen
- Erfasst Anfragen außerhalb der Sprechzeiten
Handwerk & Außendienst
- Nimmt Problem, Adresse und passenden Zeitpunkt auf
- Priorisiert dringende Aufträge
- Sagt Kunden, wann Ihr Team kommt
Automobil
- Bucht Probefahrten und Werkstatttermine
- Beantwortet Fragen zu Fahrzeugen und Bestand
- Übergibt Kaufinteressenten an den Verkauf
Immobilien
- Beantwortet Fragen zu Objekten
- Vereinbart Besichtigungen
- Qualifiziert Käufer und Mieter nach Budget und Bedarf
Recht & Beratung
- Erfasst Mandatsangaben
- Bucht Beratungstermine
- Schickt Ihrem Team eine diskrete Zusammenfassung
Restaurants & Cafés
- Nimmt Reservierungen an
- Beantwortet Fragen zu Abholung und Öffnungszeiten
- Notiert besondere Anlässe und Gruppenanfragen
Hotels & Tourismus
- Spricht mit Gästen in ihrer Sprache
- Beantwortet Fragen zu Buchung und Transfer
- Gibt Sonderwünsche an die Rezeption weiter
Einzelhandel & E-Commerce
- Beantwortet Fragen zu Bestellung, Versand und Rückgabe
- Gibt Auskunft zu Produkten und Bestand
- Informiert Kunden über Aktionen
In drei Schritten startklar.
Wir lernen Ihr Unternehmen kennen
Wir bauen Ihren Assistenten aus Ihrer Website, Preisliste und häufigen Fragen und legen gemeinsam fest, was er sagen soll und was nicht.
Vor dem Start ausprobieren
Nutzen Sie „Assistent testen“ im Dashboard und sprechen Sie mit ihm wie ein Kunde. Jede Antwort, die Ihnen nicht gefällt, passen wir an.
Kanäle verbinden und nachverfolgen
Leiten Sie Ihr Telefon um, verbinden Sie WhatsApp und Ihre Website. Jede Anfrage landet mit Zusammenfassung in Ihrem Posteingang.
Funktioniert mit den Tools, die Sie schon nutzen.
Bei der Einrichtung verbinden wir Ihren Kalender, Ihr CRM und Ihre Kanäle, damit Anfragen auch dort landen, wo Sie ohnehin arbeiten.
Kalender
Messaging
E-Mail & Team
CRM & Vertrieb
Zahlung & Buchhaltung
Automatisierung
Sie nutzen ein Tool, das hier fehlt? Sprechen wir in Ihrer Demo darüber.
Wächst mit Ihrem Unternehmen.
Die Einrichtung übernehmen wir. Der Preis hängt von Ihren Kanälen und Ihrem monatlichen Gesprächsvolumen ab.
Starter
Für kleine Unternehmen, die mit einem Kanal beginnen.
- Telefon- oder WhatsApp-Assistent
- Website-Chat
- Lead-Erfassung & -Qualifizierung
- Gemeinsamer Posteingang und Zusammenfassungen
- Einrichtung und Erstkonfiguration durch uns
Business
EmpfohlenFür Teams, die jeden Kanal abdecken und Verkäufe nachverfolgen wollen.
- Alles aus Starter
- Telefon, WhatsApp, Web und E-Mail zusammen
- Termine, Bestellungen und Erinnerungen
- Automatisches Nachfassen und Bewertungsanfragen
- Kalender- und CRM-Anbindung
- Berichte
Enterprise
Für mehrere Standorte, hohes Volumen oder individuelle Prozesse.
- Alles aus Business
- Mehrere Standorte und Teamverwaltung
- Ausgehende Anrufe und Kampagnen
- Individuelle Integrationen
- Priorisierter Support und laufende Optimierung
In Ihrer Demo hören wir uns Ihren Bedarf an und erstellen Ihnen ein Angebot.
Häufige Fragen
Merken Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
Der Assistent spricht natürlich. Wenn ein Kunde fragt, sagt er ehrlich, dass er ein digitaler Assistent ist.
Was passiert bei einer Frage, die er nicht beantworten kann?
Er erfindet nichts. Er notiert die Frage und die Kontaktdaten des Kunden und sagt, dass sich Ihr Team meldet. Die Anfrage landet sofort in Ihrem Posteingang.
Nennt er Preise oder macht er Zusagen?
Er hält sich an Ihre Regeln. Standardmäßig nennt er keine Preise, Rabatte oder Liefertermine; das bleibt bei Ihrem Team.
Welche Sprachen spricht er?
Viele, darunter Deutsch, Englisch, Türkisch, Spanisch, Französisch und Arabisch. Jedes Gespräch bekommen Sie in Ihrer Sprache zusammengefasst.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer behalten?
Ja. Sie brauchen keine neue Nummer; Sie leiten Anrufe an den Assistenten weiter. Er kann auch nur nach Feierabend oder bei besetzter Leitung einspringen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wenn Ihre Informationen bereitliegen, können Sie Ihren ersten Assistenten meist noch in derselben Woche testen. Einrichtung und Konfiguration übernehmen wir.
Kann ich es vor dem Kauf testen?
Ja. In Ihrer Demo sprechen Sie mit einem Assistenten, der für Ihr Unternehmen vorbereitet wurde.
Sind meine Daten sicher?
Gespräche werden nur in Ihrem Firmenkonto gespeichert und nur Ihr Team kann sie sehen. Sie können Einträge jederzeit löschen.
Funktioniert es mit meinem Kalender oder CRM?
Kalender und CRM verbinden wir bei der Einrichtung. Bis dahin wartet jede Anfrage in Ihrem Owlena-Posteingang auf Sie.
Richten wir Ihren Assistenten gemeinsam ein.
Füllen Sie das Formular aus. Wir melden uns mit einer Demo, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
- Ein Testgespräch mit einem Assistenten für Ihr Unternehmen
- Eine Kanal- und Paketempfehlung für Ihren Bedarf
- Ein Einrichtungsplan und ein Angebot